Vigerslev Haveforstad

Behandling af personoplysninger Januar 2024

Der gælder  regler for, hvordan virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder skal behandle personoplysninger (GDPR). Dette skrift er for at oplyse om, at Vigerslev Haveforstad med sin persondatapolitik opfylder gældende lovgivning. Nedenfor er en beskrivelse af, hvordan dette sker. Vigerslev Haveforstad ( Grundejerforeningen) indsamler alene data til brug for driften af Grundejerforeningens opgaver: opkrævning af kontingent, udsendelse af materiale til medlemmerne o. lign. Data behandles i henhold til den såkaldte interesseafvejningsregel i databeskyttelsesforordningen. Data kan derfor samles uden samtykke. Det er Grundejerforeningen, der er dataansvarlig.

Behandlede persondata

For medlemmer af grundejerforeningen:

• Navn på ejer(e) af de enkelte ejendomme
• Adresse
• Matrikelnummer
• Mailadresse
• Oplysning om tilmelding til betalingsservice
• Oplysninger om restance

Billeder på offentlig tilgængelig hjemmeside:

På vores hjemmesider bringer vi i forbindelse med omtale af arrangementer billeder. Vi sikrer, at billederne alene er situationsbilleder. I modsat fald skaffes der samtykke fra de portrætterede.

Opbevaring af persondata

Kasserer opbevarer oplysninger om betaling, restancer mm. per matrikelnummer og vejnavn/nr. navn og e-mail, hvis den er afleveret, for alle grundejere i 5 fulde år samt det igangværende år. Ligeledes opbevares indbetalingslister (matrikel nr. og navn) i 5 fulde år samt det igangværende år. Dette skyldes, at bilagsmateriale skal opbevares i 5 fulde år. Efter 5 fulde år destrueres alle bogføringsbilag og indbetalingslister. I Nets er navn registreret på det enkelte matrikelnummer. Det er kun den nuværende ejer, som er registreret. Mailadresser og andre personfølsomme data opbevares  på dedikeret server i Ballerup (Advania a/s).  Adgang til serveradministration er givet til Henrik Maegaard og Preben Berg Uhrskov som databehandlere med ansvar overfor Grundejerforeningen. Begge er medlemmer af Grundejerforeningen. Mailadresser er ikke synlige for offentligheden, end ikke for foreningens medlemmer, idet mailadresser er skjult bag et alias. Andre personfølsomme data er kun tilgængelig for foreningens kasserer og de dataansvarlige.

Registreredes rettigheder

Registrerede har til enhver tid adgang til at få oplyst, hvilke oplysninger grundejerforeningen har om vedkommende, og til at få rettet eventuelle fejl i oplysningerne. Medlemmerne har adgang til at oprette/ændre/slette mailadresser.

Ajourføring

Data ajourføres, når medlemmerne melder forandringer, eller når de selv retter ved selvbetjening på vores hjemmeside.

Sletning

Bilagsmateriale som er dokumentation for bogføringen opbevares i 5 fulde år samt de nuværende år. Efter 5 år slettes disse. Der henvises til ovenfor. Når ejer fraflytter, opbevarer vi ikke ejers nye adresse.

Videregiven af data

Vi videregiver ikke private oplysninger til andre.

Klageadgang

Hvis man er utilfreds med den måde, ens personlige oplysninger er blevet behandlet på, kan man klage til Datatilsynet, som derefter undersøger sagen og træffer en afgørelse.